Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable y contacto

Tenders Consulting Colombia SAS, NIT 901755482-5, con domicilio en Bogotá, Colombia, será responsable de los datos sobre los que decida las finalidades y el tratamiento.

Correo: tenderscolombia@gmail.com. Teléfono y WhatsApp: +57 322 442 1213. Gerencia atenderá las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales.

Dirección para notificaciones: Carrera 67 n.º 65-22, Bogotá, Colombia. La operación es principalmente virtual; las reuniones presenciales se coordinan previamente.

2. Alcance y finalidades

Esta política comprende los datos de personas naturales que contacten a Tenders o se relacionen con sus servicios contables, tributarios y de asesoría empresarial. Incluye, cuando corresponda, nombres, datos de contacto, identificación, cargo, organización representada, comunicaciones y documentos necesarios para la solicitud o el servicio.

Los datos se utilizarán para responder consultas, entender necesidades, preparar propuestas, coordinar reuniones, prestar y dar seguimiento a los servicios contratados, gestionar facturación y cobro, atender solicitudes sobre los datos y cumplir deberes legales aplicables. El tratamiento podrá incluir recepción, registro, organización, almacenamiento, consulta, uso, comunicación autorizada y eliminación.

No se incluye el envío de publicidad o promociones. Si se quisiera iniciar esa actividad, se informará su finalidad y se solicitará la autorización correspondiente, con una opción independiente de la atención del servicio.

Esta web no ofrece actualmente registro de usuarios ni acceso a Tenders One. Antes de habilitar esas funciones se revisarán los datos, destinatarios, finalidades y autorizaciones de ese servicio.

3. Autorización e información previa

Cuando se requiera autorización, se informará previamente quién trata los datos, cuáles se necesitan, para qué se usarán y cómo ejercer los derechos. La autorización se solicitará a más tardar al recoger la información y deberá poder demostrarse posteriormente.

Consultar la página, guardar silencio o abrir un enlace de WhatsApp no constituyen por sí solos autorización. Se conservará la manifestación del titular, junto con el texto y la versión de la política que se le informaron. Las excepciones a la autorización se aplicarán únicamente cuando tengan fundamento legal.

4. Información de clientes y datos de terceros

Cuando un cliente entregue información de sus empleados, proveedores, residentes u otras personas para un servicio, se definirá si Tenders actúa como encargado, siguiendo las instrucciones del responsable, o como responsable de un tratamiento propio. No se presupone que la firma del contrato del cliente autorice cualquier uso de datos de terceros.

Como encargado, Tenders tratará esos datos dentro del alcance acordado con el responsable y las finalidades permitidas; no los reutilizará para publicidad ni para fines propios incompatibles. Las obligaciones de confidencialidad, acceso, devolución, conservación y eliminación deberán quedar documentadas.

No se pedirán datos sensibles para una consulta comercial inicial. Si el servicio requiere datos de salud u otros sensibles, o información de menores, se evaluará previamente su necesidad y el régimen especial aplicable, las autorizaciones y las garantías correspondientes.

5. Proveedores y circulación de información

Tenders utiliza Gmail y Google Drive para comunicación y gestión documental, WhatsApp para contacto y Hostinger para alojamiento web. Se limitará el acceso del equipo y de proveedores a lo necesario para cada finalidad y se deberán documentar las condiciones de tratamiento que correspondan.

Estos servicios pueden involucrar tratamiento fuera de Colombia. Antes de comunicar datos a un proveedor o destinatario se verificará su función, ubicación y el régimen aplicable a la transmisión o transferencia, incluyendo las garantías, contratos o autorizaciones que procedan. Usar una plataforma no reemplaza esa verificación.

Los datos podrán comunicarse al titular, sus representantes legitimados, proveedores autorizados dentro de sus funciones y autoridades competentes cuando exista fundamento legal. No se contempla su venta ni su entrega para publicidad de terceros.

6. Seguridad y conservación

La protección de la información comprende accesos según funciones, credenciales individuales cuando corresponda, protección de cuentas, reserva profesional, revisión de permisos de carpetas, respaldos y procedimientos para atender incidentes. Estas medidas deben verificarse y documentarse; no se ofrece una garantía de seguridad absoluta.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad y para las obligaciones de conservación que resulten aplicables. Al terminar la relación no se borrarán documentos que deban mantenerse por un deber legal o contractual; su uso quedará limitado a ese motivo.

Se deberá mantener un inventario con plazos por categoría, fundamento y eliminación o devolución al finalizar el plazo. No se establece una conservación indefinida para todos los datos ni un plazo único para archivos de distinta naturaleza.

7. Derechos de las personas

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible; conocer el uso dado a sus datos y acceder gratuitamente a ellos. Puede pedir la revocación o supresión cuando procedan, sin desconocer obligaciones de conservación.

También puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado.

8. Cómo presentar y tramitar solicitudes

Enviar la solicitud a tenderscolombia@gmail.com, dirigida a Gerencia, con asunto «Datos personales». Indicar nombre, medio para recibir respuesta, relación con los datos, solicitud y, si corresponde, hechos y documentos de soporte. También podrá contactarse al +57 322 442 1213 para radicar u orientar la solicitud. Se comprobará la identidad o representación mediante información proporcionada a la necesidad del trámite, sin pedir datos innecesarios.

Consultas: respuesta en hasta 10 días hábiles desde la recepción. Si no es posible responder a tiempo, se informarán los motivos y la nueva fecha, con una ampliación máxima de 5 días hábiles adicionales.

Reclamos: respuesta en hasta 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción; ampliación excepcional de hasta 8 días hábiles, informando motivos y fecha. Si está incompleto, se pedirá subsanarlo dentro de los 5 días siguientes a recibirlo; transcurridos 2 meses desde ese requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido.

Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará en hasta 2 días hábiles e informará al interesado. Recibido completo, se registrará «reclamo en trámite» y su motivo dentro de hasta 2 días hábiles, hasta la decisión. El ejercicio de los derechos será gratuito.

9. Navegación y servicios externos

La versión del sitio revisada no incorpora formularios de captación, analítica publicitaria ni almacenamiento del buscador en una base de datos. El buscador funciona en la propia página. Se carga la tipografía desde Google Fonts, lo que implica una conexión con servidores externos. Al abrir WhatsApp u otro servicio externo también resultan aplicables sus condiciones y políticas.

El alojamiento puede gestionar datos técnicos de conexión para operar y proteger el sitio. Antes de publicar se revisarán los registros, componentes de WordPress, proveedores y tecnologías efectivamente activas, y se actualizará esta sección. No se declara que la instalación pública carezca de cookies sin comprobarlo.

10. Vigencia y actualizaciones

Versión del 21 de octubre de 2026. La política se mantendrá disponible para consulta en el sitio web de Tenders.

Las modificaciones sustanciales se comunicarán oportunamente a los titulares. Cuando cambie la finalidad y se requiera autorización, se solicitará nuevamente antes de aplicar el nuevo uso. La duración de cada base de datos dependerá de su finalidad y de las obligaciones de conservación documentadas.